Sjekkliste for arrangement

Det er ikke slik at alle punkt nødvendigvis skal tas hensyn til på alle arrangement, men det er en grei sjekkliste å gå gjennom om man skal i gang med både små og store events, faglige som sosiale.

Sjekkliste:

• Valg av arrangement sted. Husk også valg av rett lokale og eventuelle befaringer etter behov.
• Booking av eksternt innhold som foredragsholdere til konferanser og underholdning og musikk til kveldsevent.
• Påmeldingskjema. Ved større arrangement vil digitalt påmeldingskjema spare deg for mye tid.
• Teknisk leverandør. Lyd-lys-scene, prosjektor, skjerm og teknisk crew som lyd og lystekniker osv.
• Innleie av vakthold og helsepersonell på større arrangementer.
• Bordkort, menykort, blomster og øvrig bordpynt.
• Bestilling av busstransport
• Booking av fotograf og / eller kamera.
• Rød løper, fakler, stendere og pressevegg
• Menyvalg, prøvesmaking, valg av viner til middag etc.
• Kontraktinngåelser og planleggingsmøter med alle overnevnte punkt.
• Booking av backstagelokale med bevertning til alle involverte som skal være på scenen
• Oppsett av detaljert kjøreplan som skal inneholde en plan for hele arrangementet og alle leverandører.
•  Gjennomføring av arrangementet, en prosjektleder / ansvarlig for alle leverandører, hotel osv. i forkant og under arrangementet.

I tillegg til de nevnte element er det også viktig med innholdet. Ikke bare det interne med også det eksterne. Viktigheten med å finne rett underholdning til rett arrangement, at man treffer målgruppen av gjester med humoren og musikken som leies inn på sosiale kveldsarrangementer. At man treffer med det faglige innholdet som eksterne foredragsholder, kursholder eller konferansier.

Noen velger også å planlegge i egen kantine, møterom, verksted eller lagerhall og da kommer det i tillegg en rekke nye element man må huske på. Innleie av bord, stol, duk, og dekketøybord. Innleie av cateringselskap for mat og eventuell drikke, skjenkebevilling, servitører og kokker osv. Det er viktig å huske alt fra kaffetraktere til søppelposer. Passe på at det er god nok strømdistribusjon til teknisk leverandør ankommer, at sikkerheten er tatt hensyn til med tanke på brannslukkingsapparater, at det er noen som kan brann tavler og alarm og at det er utarbeidet en ROS analyse for eventet

Det å planlegge et arrangement om det er på hotel eller i eget bygg er uansett tidkrevende, det er ofte mange flere leverandører og kontaktpersoner å forholde seg til enn man først tenker.

Ved å samarbeide med oss forholder du deg kun til et kontaktledd, nemlig Topp Arrangement. Vi tar oss av alle de andre, arrangementet profesjonaliseres og du som kunde kan senke skuldrene og heller benytte tiden på å ta imot gjestene dine.